Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, índices.

1-Crear un índice de términos.

Crear un nuevo documento.

2-generar la tabla con las marcas de índice

Debes crear una tabla de 6 filas por 2 columnas. Con el botón Tabla de la pestaña Insertar puedes crear la tabla.

Rellénala con los datos que ves en la imagen.

Para no cometer ningún error en la escritura de la primero columna q es la que debe coincidir con el documento original abre los dos documentos (el original y el de la tabla de índices en paralelo).

Para hacer esto sigue los siguientes pasos:

Accede al menú Vista y presiona sobre Ver paralelo.

Ahora puedes seleccionar las frases del documento original copiarlas y pegarlas a la tabla de índices.

Unidad 3. Edición básica(I)	Unidad 3
Desplazarse por un documento	Cómo desplazarnos por el documento
Seleccionar	Métodos para seleccionar
Eliminar	Borrar o eliminar
Deshacer y rehacer	Deshacer y rehacer
Mediante el ratón	Copiar, pegar mediante ratón

3-Guarda el documento de la tabla de índices en la misma carpeta del documento original con el nombre de índice.

4-Para utilizar el documento índice abre la pestaña Referencias y haz clic en el botón Insertar índice, en el cuadro de dialogo Índices haz clic en el botón Auto marcar…

Aparece el dialogo Abrir archivo de Auto marcar índice.

Selecciona el archivo índice y pulsa Abrir.

Ahora se han marcado los puntos de índice. Para generar el índice acceder de nuevo a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Insertar índice y en el cuadro de dialogo Índice pulsa Aceptar.

Observa que se ha guardado el índice como tenemos en la imagen.

5-Guarda el documento con el nombre de Esquema-índice.

Para guardar el documento pulsa sobre Guardar como… del botón Office.

Aparece el cuadro de diálogo de Guardar como.

Guarda el documento con el nombre de Esquema-índice.

Crear una tabla de contenidos (TDC)

Abre el documento original Crear Esquema 2.

Para generar la TDC debes preparar el documento aplicando los estilos de títulos pertinentes a cada punto importante del documento.

Estos son algunos títulos que debes formatear:

Unidad 3. Edición básica --- titulo 1

Desplazarse por un documento-- titulo 2

Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla--- titulo 3

Con el ratón---titulo 4

El resto de títulos deben seguir el mismo esquema, fíjate que el titulo 1 únicamente es para el titulo del documento, el titulo 2 para puntos fuertes, el titulo 3 para apartados dentro del titulo 2 y el título 4 para sus apartados de titulo 3.

Para generar la TDC sitúate donde quieras introducirlo y accede a la pestaña Referencias, despliega el menú Tabla de contenido y selecciona la opción Insertar tabla de contenido.

En el cuadro de dialogo Tabla de contenidos selecciona el formato formal y quita la selección de usar hipervínculos en lugar de números de paginas.

Pulsa Aceptar.

Observa que se ha generado el TDC como tenemos en la imagen.

Crear una tabla de ilustraciones (tablas, gráficos, etc.)

Abre el documento original Crear Esquema 2.

Antes de generar la tabla de las tablas del documento, debemos preparar el documento.

Revisa cada una de las tablas e inserta un titulo:

Selecciona o posiciónate sobre la tabla.

Accede a la pestaña Referencias y pulsa el botón Insertar Titulo.

Fíjate que el rotulo sea Tabla y en posición selecciona Debajo de la selección.

Pulsa Aceptar.

Para cada tabla debes seguir los pasos anteriores.

Para generar la tabla sitúate al final del documento y accede a la pestaña Referencias y pulsa el botón Insertar Tabla de ilustraciones, selecciona Etiqueta de titulo Tabla y quita la selección de usar hipervínculos en lugar de números de paginas.

Pulsa Aceptar.

Observa que se ha generado un índice con las tablas que tiene el documento.

Crear una plantilla.

1- Abre un documento nuevo desde el botón Office, Nuevo. En el panel Nuevo documento haz clic en Plantillas instaladas, selecciona una de las plantillas que se muestran allí y luego haz clic en la parte inferior derecha sobre el circulo Plantilla. Presiona el botón Crear y teclea lo siguiente:

Fax

Para:                                                  De:

Fecha de salida:                              Núm. de páginas:

ASUNTO:

Atentamente

2- Guárdalo y dale el nombre Plantilla-Fax.

Observa como el tipo de documento es Plantilla de documento y se guarda en la carpeta Plantillas.

Utilizar una plantilla existente.

Utilizar la plantilla que acabamos de crear:

1-abre un nuevo documento desde el Botón Office, Nuevo. En el panel Nuevo documento haz clic en Mis Plantillas, luego haz clic en el botón Crear y se abrirá el cuadro de dialogo Plantillas, selecciona una plantilla que debe aparecer llamada Plantilla-Fax y en crear nuevo en la parte inferior derecha marca el circulo Documento y…

2-escribe los datos particulares de un fax, Para: Roberto Aguilar, De: Antonio García, etc.

3-haz clic en Guardar y dale un nombre cualquiera, observa como el tipo es Documento de Word y no Plantilla de documento. Así la plantilla permanece como estaba originalmente, para poder utilizarla otra vez.

Utilizar las plantillas que nos ofrece Word:

Ir a Archivo, Nuevo, en el panel Nuevo documento haz clic en Plantillas instaladas, elegir Carta combinada mirador y seguir las instrucciones.

Modificar una plantilla existente.

Modificar una plantilla:

1-abre un documento desde el Botón Office, Nuevo.haz clic sobre mis plantillas, selecciona de la ventana de plantilla que has creado en el primer ejercicio Plantilla-Fax. Selecciona Plantilla y presiona sobre crear.

2- Selecciona los campos y cambia el tipo de fuente que tenia por el estilo Times New Roman y el tamaño de la fuente 14 Pts.

3-selecciona en la barra de formato el color de la fuente en Azul Oscuro.

4-para guardar los cambios en la plantilla, pulsa el botón Guardar y cerciórate de que en Guardar como tipo tenga seleccionado Plantilla de documento.

Conceptos básicos

Índice: un índice es una lista de palabras y el número de página donde se encuentra dicha palabra. El índice esta ordenado alfabéticamente. Como ya dijimos, Word llama a índice lo que normalmente nosotros llamamos índice alfabético, utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El índice se suele colocar al final de un libro para encontrar términos importantes de manera rápida y sencilla. En la imagen de la derecha podemos ver un trozo de un índice.

Tabla de contenido: una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los títulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el numero de pagina y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber de que temas trata el libro.

Si hemos dado a los títulos del documento un formato que incluya los niveles de esquema casi tendremos construida la tabla de contenido. En la imagen de la derecha podemos ver un trozo de una tabla de contenido.

Podemos comprobar que se parece mucho a los Esquemas vistos en la unidad anterior, pero si vamos a imprimir el documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya que no dispondremos de la posibilidad de pasar a la vista Esquema.

Ejercicios:

Ejercicio 1:

Abrir un documento y crear números de página en la parte de debajo de la página, darles formato centrado y en numeración romana, comenzar a numerar por 3.

Ayuda: para insertas los numero de página ir al menú Insertar, Pie de página, Editar pie.

Luego selecciona números de página en la pestaña Diseña.

En posición elegir Parte inferior y en Alineación elegir Centrada.

Ir a Formato y elegir numeración romana ( I, II, III…)

En el punto Iniciar en poner un 3.

Ejercicio 2:

Crear el siguiente encabezado, incluyendo la fecha del día:

Microsoft Word2007………………………………20/12/2004

Ayuda: para insertar el encabezado ir a la pestaña Insertar, y hacer clic en Encabezado.

Microsoft Word2007………………………………

A continuación insertar la fecha con el botón

Con el botón pasar al pie de página para continuar con el ejercicio.

Ejercicio 3:

Crear el siguiente Pie de página con el número de página y el número total de páginas:

San salvador (el salvador)…………………..Pagina 3/9…………………..CSTJ

Ayuda: escribas en la parte izquierda el texto: Valencia (España)…………….e insertaremos el número de página haciendo clic en el botón, elegiremos un formato Página X y Y, en el que cambiaremos por /.

Para acabar, escribir el texto que falta…………………….CSTJ

Diseño de página

Configurar pagina

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de pagina, en el grupo de herramientas Configurar pagina, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Márgenes, Orientación, Saltos de pagina, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones.

Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos márgenes es correcto para el documento que esta realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opción Márgenes Personalizados.

También se puede modificar el tamaño de la hoja, en la cual saldrá impreso el documento. Al hacer clic en el botón tamaño, se abre una lista de tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción mas tamaños de papel.

Encabezados y pies de página

Un encabezado es un texto que se insertara automáticamente al principio de cada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el titulo del trabajo que se esta escribiendo, el autor, la fecha, etc.

El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener los números de página.

Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (pie de pagina o Encabezado) y seleccionamos la opción editar.

Se mostrara una nueva pestaña:

Observa como ha aparecido una línea punteada con el rotulo Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y también se ha abierto la pestaña Herramientas para encabezado y pie de pagina, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles.

Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar números de página, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas como vemos a continuación. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página, a la derecha de la ventana.

Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

Insertar Propiedades

Al hacer clic en elementos rápidos y luego en propiedad, se abre una lista despegable con los autotextos disponibles. Elegir uno de ellos haciendo clic sobre el. En ocasiones esta opción ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un solo clic el autor, la pagina y la fecha.

Insertar una imagen guardada en el disco (foto)

Insertar imágenes prediseñadas.

Inserta la fecha y/o la hora en el formato que se seleccione.

En la pestaña Diseño también encontraremos el siguiente grupo de opciones:

Primera página diferente: si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera página. Esta opción esta pensad por ejemplo, para cuando la primera pagina es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el número de la página.

Páginas pares e impares diferentes: si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las páginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el número de página se imprime a la izquierda en las páginas impares y en las páginas pares imprimirlo a la derecha.

Números de página

Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas para poder referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este numero de página no aparece en el documento.

Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaña insertar, desplegando la opción Número de página y eligiendo donde queremos que aparezca el número.

Al seleccionar una ubicación se despliega una lista de formatos prediseñados para que elijamos el que mas nos guste.

También podemos insertar el número de página editando el encabezado o pie (según donde queremos colocar el número de página) y seleccionar la opción Número de página de la pestaña diseño.

Y seguir los mismos pasos que antes, para seleccionar la ubicación y formato del número de página.

Existe una gran cantidad de formatos prediseñados asociados a cada ubicación, estos están organizados por secciones para facilitarnos la localización del formato que buscamos.

En la sección Simple tenemos números simples con diferentes alineaciones.

En la sección Con formas, los números se escriben dentro de una forma, por ejemplo con cinta.

En la sección Número sin formato, tenemos los números de página a los cuales se les aplica algún tipo de formato.

En la sección Pagina X, el número de página viene acompañado de la palabra Página o Pág, por ejemplo.

En la sección Pagina X de Y, se añade además el número total de páginas del documento.

Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicación pueden variar de una ubicación a otra, la ubicación final de página dispone de más formatos.

Para ver los encabezados y pies de página en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que estar en modo vista de Diseño de Impresión donde se ven en un tono mas claro que el texto normal.

Una vez insertado el número de página podemos variar su formato con la opción Formato del número de página.

Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuación.

Al hacer clic sobre el triangulo del campo Formato de número se despliega una lista con posibles formatos predeterminados para que seleccionemos el formato que mas nos guste.

Tenemos dos alternativas para indicar en que numero empezara la numeración de las páginas:

1-continuar desde la sección anterior (o empezar desde uno, si esta es la primera sección)

2-iniciar en el número que especifiquemos en la opción Iniciar en:

Si tenemos estructurado nuestro documento en capítulos, también podemos incluir en número del capitulo junto con el de la página, marcando la casilla Incluir número de capitulo y seleccionando un formato.

Ejercicio: Crear una tabla

Intenta crear la tabla siguiente utilizando las herramientas de Tabla, con fórmulas que calculen los totales.

Descripción	Cantidad	PVP	TOTAL
Plátanos	2	35	70
Peras	10	31	310
Manzanas	5	55	275
		Suma Total	655

Haz clic en la pestaña Insertar, haz clic en el botón Tabla, y selecciona la opción Insertar tabla, para que se abra el cuadro de diálogo. Número de filas 5, Número de columnas 4, lo demás déjalo igual y Aceptar.

El cursor se colocará en la primera casilla y ya puedes empezar a teclear los datos, para pasar a la casilla siguiente pulsa la tecla Tabulación. No rellenes nada en la última columna. No te preocupes ahora si las columnas no tienen el ancho adecuado.


Para calcular los Totales coloca el cursor en la última casilla de la segunda fila y haz clic en
la pestaña Presentación, y allí selecciona el botón Formula en la ventana aparecerá algo como =SUM(left) o =SUMA(izquierda), sustitúyelo por =PRODUCT(left) o =PRODUCTO(izquierda), haz clic a la derecha de Formato de números y elige el primer formato, haz clic en Aceptar y aparecerá el número 70 en la casilla o Error de sintaxis si no es correcto.

Repetir lo mismo para los otros Totales. Para la casilla de SUMA TOTAL utilizar la fórmula =SUM(above) o =SUMA(arriba).

Vamos a ajustar la anchura de las columnas, para ello hay que seleccionar toda la tabla, vamos a explicar cómo hacerlo de dos formas: la primera forma es colocando el cursor un poco a la izquierda de la tabla y cuando se convierta en una flecha inclinada hacia la derecha, arrastrar (con el botón izquierdo presionado) desde la primera hasta la última fila, y verás como se van poniendo todas las filas de color negro, suelta el botón y ya está seleccionada la tabla, la otra forma de seleccionar la tabla es haciendo clic en cualquier parte de la tabla e ir al grupo de herramientas de Tabla, y hacer clic en Seleccionar, Seleccionar Tabla.

Una vez seleccionada la tabla haz clic en Alto y ancho de celda, ahora haz clic en la pestaña Columnas y por último en el botón Autoajuste.

El cuadro Ilustraciones permite incluir en un documento elementos como imágenes, formas prediseñadas y gráficos:


Las formas que ofrece Word 2007 son variadas, como se contempla en la selección que aparece al pulsar el botón correspondiente:

Algunos pueden ser de utilidad, como por ejemplo las llaves en caso de querer mostrar parte del texto de forma esquemática

lo cual es sencillo de hacer mediante el uso de tabulación en las líneas,

y la posterior inserción de la forma, en este caso la llave izquierda o de apertura:

la cual aparece en la página al hacer clic en ella. Ahora sólo queda arrastrar la forma (llave) a la posición adecuada:

La inserción de objetos SmartArt aporta dinamismo y efecto visual a un documento:

Los gráficos ofrecen también un aspecto vivo a un texto relativo a cálculos. Son algo complejos de desarrollar en un principio, pero en esos casos la solución es la practica. Un ejemplo sencillo para su uso en un documento:

En este texto se presentan dos valores, así que habrá que realizar un grafico que los represente, por lo que se selecciona el botón grafico y se escoge el que mas convenga:

Una vez hecho esto, se abre una ventana de Excel para introducir los valores apropiados para la creación del grafico. En este caso, vienen predefinidos cuatro, pero solo son necesarios dos:

Así que se realizaran los cambios oportunos:

Puesto que el rango preestablecido usaba más celdas, se debe ajustar también el mismo, delimitando solo los valores necesarios:

Ya solo queda salir de la ventana Excel, y aparecerá en el documento grafico creado:

Herramientas de Tabla

Para abrir éstas herramientas, hacer clic sobre una celda de la tabla y nos encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla, aparecen dos pestañas nuevas Diseño y Presentación.  Observemos cómo se componen ambas pestañas.

La pestaña Diseño muestra las herramientas que se observan a continuación.

Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Opciones de estilo de tabla, Estilos de tabla, Dibujar bordes.

La pestaña Presentación muestra un conjunto de herramientas de acceso directo, como el de la siguiente imagen

Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Tabla, Filas y columnas, Combinar, Tamaño de celda, Alineación, Datos.

Vamos a ver las funciones más interesantes de éstas herramientas:

Dibujar Bordes.

Lápiz. Como ya hemos visto, con este lápiz se pueden crear tablas dibujándolas con el ratón.

Borrador. Es el complemento del lápiz en la creación de tablas, ya que permite borrar las líneas de la tabla. Basta colocarse en la línea a borrar y hacer clic.

Estilo de línea y grosor de línea. Con estas dos funciones podemos cambiar el estilo y el grosor de las líneas que forman la tabla. Seleccionar en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las líneas que queramos.

Combinar

Color de la pluma. Con este icono podemos dar color a los bordes de la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas con color.

Combinar y dividir celdas. El primer icono permite crear una única celda combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El segundo icono separa una celda en varias utilizando las marcas de párrafo como elemento separador, se abre una ventana para preguntarnos en cuántas filas y columnas queremos dividir la celda seleccionada.

Dividir tabla. Al seleccionar una celda y luego hacer clic en el botón Dividir tabla, se puede lograr que la fila donde se encuentra esa celda y las filas de abajo, se transformen en una tabla nueva.

Alineación.

Alinear. Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de las nueve formas que se muestran en esta imagen. Previamente hay que seleccionar las celdas a las que se quiere aplicar la alineación.

Cambiar dirección del texto. El texto de las celdas seleccionadas se escribirá en la orientación que marca el icono, en este caso se escribirá hacia la derecha, es decir de forma normal. Haciendo clic en el botón, la orientación va cambiando de tres formas distintas, normal, hacia arriba y hacia abajo.

Tamaño.

Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las filas y columnas uniformemente, de forma que todas las filas/columnas tengan el mismo ancho.


Establecer alto y ancho de celdas. El primer botón permite establecer el alto para las filas seleccionadas (igual para todas). El segundo botón permite establecer el ancho para las columnas seleccionadas (igual para todas).


Autoajustar. Cambia el tamaño del ancho de columna automáticamente basado en el tamaño del texto. Puede establecer el ancho de tabla basado en el tamaño de ventana o convertirlo para utilizar anchos de columna fijos.

Estilo

Estilos visuales para la tabla Word trae predeterminados varios estilos visuales para cambia el formato de tu tabla, solo debes seleccionar la tabla y pasar el mouse sobre los estilos de tabla y veras como cambia el formato de tu tabla, cuando encuentres el estilo deseado, simplemente haz clic sobre él para aplicarlo.

Sombreado y bordes: De todos modos, si no deseas aplicar exactamente el formato del estilo visual que aparece `predeterminado, puedes modificarlos, ya sea aplicando un sombreado distinto o cambiando los bordes, con los botones de sombreado y bordes.

Datos:

Ordenar. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente o ascendente según su contenido. Si las celdas contienen fechas o números lo tendrá en cuenta al ordenar.


Formula:  Hay que colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultado y pinchar en este icono, de forma automática se mostrará la fórmula de suma de todas las celdas que estén por encima (en la misma columna)


Posibles errores: Para que se pueda realizar la suma, el contenido de las celdas ha de ser números. Si el contenido no son números aparecerá un mensaje de error ("Final de fórmula inesperado")

No obstante, esta función tiene un comportamiento en cierta forma "inteligente" puesto que, por ejemplo, si una columna contiene números en todas las celdas excepto en la primera (donde suele ir el título de la columna) no se produce ningún error y la suma se realiza correctamente.
También, si colocamos varios números dentro de una misma celda, separados por blancos, los considerará a todos al realizar las sumas.

A parte de la autosuma, se pueden hacer otras muchas operaciones en una tabla.

Por ejemplo, se puede realizar la suma de las celdas situadas a la izquierda, y también se puede especificar un formato concreto para visualizar los resultados, en el caso que vemos en esta figura, si el valor es cero, aparecerá 0,00 y se pondrán los puntos para separar los miles y la coma para separar los decimales.